Control de la Gestión de los Recursos Humanos (Auditoría) (página 2)

La necesidad de la Auditoría es identificada por Cantera
(1995) al plantear que una organización no puede cambiar tan deprisa
como exige el mercado; las
empresas deben
estar ajustando sus estrategias y
reformulando su estructura,
para adaptarse continuamente, siendo la Auditoría un
recurso vital para este ajuste.

Werther y Davis, estiman que la auditoría es un
proceso de
regulación muy importante y de mucho peso dentro de
la
organización y obviar su uso puede conducir a un
creciente gasto en materia de
recursos
humanos, ya que es significativamente grande los gastos por los
servicios al
personal,
así como salarios y
compensaciones y la misma tiene una relación muy estrecha
entre lo que se produce y lo que se paga por concepto de
productividad.

¿Cómo desarrollar
Auditorías de GRH?

Las formas de emplear las técnicas y
herramientas
por los diferentes autores consultados, constituyen en mayor o
menor medida las diferencias entre los diferentes enfoques.
Werther y Davis (1991) combinan elementos
sociopsicológicos (encuestas,
entrevistas,
entre otros), Chiavenato (1993) otorga mayor flexibilidad a
indicadores
cuantitativos para realizar la Auditoría. Por tanto el uso
adecuado de elementos cualitativos y cuantitativos permite
diagnosticar las actividades de los recursos humanos
que conlleven a un estado
superior del sistema de GRH y
por consiguiente un mejoramiento de la organización.Como
se ha expresado anteriormente la Auditoría de Gestión
de Recursos Humanos constituye una necesidad interna de la
organización para la regulación y control de su
estrategia de
Recursos Humanos, por lo que la misma debe realizarse
anualmente.

De forma extraordinaria existen otras
situaciones que requieren de su realización. De forma
general pueden resumirse en cinco situaciones (Louart,
1994):

• ? Antes de decidir la realización de un
  negocio con otra empresa (adquisición, fusión,
  cooperación u otras), conviene examinar los riesgos y
  las fuerzas de su potencial humano.

• ? Cuando un directivo desea conocer el clima
  social de la organización.

• ? Cuando se quiere evaluar el funcionamiento de
  un programa de RH para saber si conviene
  modificarlo.

• ? Cuando los costos de RRHH son anormalmente
  altos.

• ? Cuando un nuevo director de RRHH se inicia en
  el cargo.

Análisis del entorno empresarial.

• Caracterización de los RRHH de la
  organización: Valoración de perspectivas de los
  empleados; nivel de participación de los empleados y
  análisis de la estructura de la plantilla.

• ?  Análisis de la estrategia de la
  empresa.

• ?  Análisis de la
  tecnología.

• ?  Análisis de la cultura
  organizacional.

• ?  Análisis de los resultados de la
  GRRHH: Niveles de compromiso, congruencia, competencia de los
  empleados; Nivel de eficacia de los costos de RRHH;
  Ausentismo; Fluctuación de los RRHH;
  Satisfacción laboral e Indicadores
  económicos.

• ?  Evaluación de las actividades del
  flujo de RRHH: Inventario de personal; Evaluación del
  potencial humano; Análisis y descripción de
  cargos u ocupaciones; Planeación de RRHH;
  Reclutamiento, selección e integración;
  Evaluación del desempeño; Formación
  profesional y Promoción y desarrollo de
  carreras.

• ? Análisis de los sistemas de trabajo
  empleados: Flexibilidad; Multihabilidad; Autocontrol; Trabajo
  en grupo; Naturaleza y contenido de la tarea y
  Enriquecimiento del trabajo

• ?  Análisis de los sistemas de
  recompensas: Sistema salarial; Servicios y prestaciones y
  Seguridad e higiene ocupacional.

¿Cómo elaborar los informes de
auditorías?

Para efectos de la presentación y
oficialización de los resultados de las auditorias que
se ejecutan se han encontrado similitudes en la
elaboración de informes como detallamos a
continuación:

• Informe preliminar.

• Informe detallado.

• Informe Ejecutivo.

• Presentación.

INFORME PRELIMINAR

El borrador del informe detalla
los hallazgos de auditoria e incluye recomendaciones de mejora y
compromisos que se pueden generar para el mejoramiento de las
situaciones o problemas
detectados.

La estructuración de dicho informe podría
ser la siguiente.

• Opinión o conclusión general de la
  auditoria.

• Resultados:

• Hallazgo.

• Riesgo.

• Causa.

• Recomendación.

INFORME DETALLADO

Es un documento que contiene toda la información relevante para los niveles
tácticos y operativos de la Empresa, el
cual facilita el entendimiento de los resultados del proceso de
auditoria y el futuro seguimiento a las acciones de
mejoramiento que deben ser implantadas por los responsables de
las áreas auditadas.

Un informe detallado de auditoria debe contener los
siguientes elementos.

• Introducción.

• Objetivo u objetivos.

• Alcance.

• Metodología del trabajo de
  auditoria.

• Descripción general del proceso.

• Opinión o conclusión general de la
  auditoria.

• Resultados:

• Hallazgo.

• Riesgo.

• Causa.

• Recomendación.

• Anexos

• Compromisos o plan de compromisos

• Seguimiento al compromiso

INFORME EJECUTIVO

Es un documento extractado del informe
detallado, el cual contiene la información relevante para
el nivel ejecutivo y/o estratégico de la Empresa, que
facilita el entendimiento de los resultados del proceso de
auditoria y presenta un panorama general del estado del sistema
de control
interno del área auditada, de acuerdo con el alcance y
los objetivos
establecidos para la auditoria.

Este documento no debe ser mayor a 8 hojas y requiere de
la utilización de gráficos, ilustraciones y resúmenes
que faciliten su lectura y
comprensión.

Un informe ejecutivo debe contener los siguientes
elementos.

• Objetivo.

• Alcance.

• Metodología del trabajo utilizada.

• Opinión o conclusión general de la
  auditoria.

• Principales resultados

• Hallazgo.

• Riesgo.

• Causa.

• Recomendación.

Control Interno,
herramienta de autocontrol

Se piensa que el origen del Control Interno, surge con
la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero que
no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se
preocupan por formar y establecer sistemas
adecuados para la protección de sus intereses.

A comienzos del siglo XX como consecuencia del proceso
de desarrollo
industrial, que conllevó a un aumento significativo de la
producción y las formas de encarar la
misma, comenzó a percibirse la creciente necesidad de
efectuar un control sobre la gestión de los negocios, ya
que el desarrollo de las fases de producción y comercialización evolucionó de
manera más rápida que las fases administrativas u
organizativas. De esta forma nace el Control Interno como una
función
administrativa, para asegurar que los objetivos y políticas
preestablecidos se cumplan tal como fueron fijados.

El concepto de Control Interno ha ido evolucionando
conforme al desarrollo de la sociedad en la
manera que el marco histórico y avances
tecnológicos dieron al traste con los primitivos
métodos
para controlar las operaciones
empresariales.

Una de las referencias más antiguas del
término Control Interno, de las que se tiene evidencia, la
hace L. R. Dicksee en 1905. Indica este autor que "… un
sistema apropiado de comprobación interna obvia
frecuentemente la necesidad de una auditoría
detallada".

Dicha definición de "Control Interno" apenas
presentaba indicios de la composición y la finalidad de
ese concepto, y no daba respuesta a interrogantes como
cuál es la relación entre el control y los
objetivos de la organización, quién es responsable
del control y qué relación existe entre el proceso
administrativo y el control.

Un sistema de Control Interno deberá ser planeado
y nunca será consecuencia de la casualidad, es una trama
bien pensada de métodos y medidas de coordinación ensambladas de forma tal que
funcione coordinadamente con fluidez, seguridad y
responsabilidad, que garanticen los objetivos de
preservar, con la máxima seguridad, el control de los
recursos, las operaciones, las políticas, etc.; en fin
debe, coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el
desperdicio y el uso inadecuado; previniendo y dificultando
operaciones no autorizadas, errores y fraudes".

El propósito del Control Interno es: "Promover la
operación, utilizar dicho control en la manera de
impulsarse hacia la eficacia y
eficiencia de
la organización".

Por lo que se ha analizado hasta el momento se puede
notar, que aunque existían elementos comunes en las
definiciones de Control Interno, no se contaba con una
definición correcta o mundialmente aceptada o aprobada por
todos los que investigaron la cuestión.

Finalmente, diversas agrupaciones profesionales de alto
renombre a nivel mundial unieron esfuerzos con el fin de
establecer un marco conceptual de Control Interno integrador de
las definiciones y conceptos preexistentes, que permitiera a las
organizaciones
públicas y privadas, a las auditorías internas y
externas, a los académicos y a los legisladores contar con
un modelo de
referencia común sobre el tema.

Como resultado, fue emitida la definición de
Control Interno que aparece en el Informe "Marco Integrado de
Control Interno" (Internal Control-Integrated Framework)
elaborado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras
de la Comisión Treadway (COSO, por las siglas en inglés
de Committee of Sponsoring Organizations) que lo define como un
proceso ejecutado por el consejo de directores, la
administración y otro personal en la
institución, diseñado para proporcionar seguridad
razonable con miras a la consecución de los objetivos
institucionales agrupados en tres ámbitos o
categorías:

• eficacia y eficiencia de las operaciones

• fiabilidad de la información
  financiera

• cumplimiento de leyes y reglamentos

Aspectos significativos a destacar en esta última
definición es que el Control Interno constituye un proceso
donde los controles son una serie de acciones para lograr los
objetivos de la entidad, donde intervienen todas las personas,
los cuales deben tener conciencia de la
necesidad de aplicarlo y estar en condiciones de responder
adecuadamente por ellos, y que su ejecución es
responsabilidad del titular o máxima autoridad de
la entidad; solo puede adoptar un grado razonable de seguridad a
la entidad con relación a que los objetivos previstos
serán alcanzados, no es posible que los controles eviten
todos los problemas y cubran todos los riesgos, por
lo que es muy importante conocer sus limitaciones. En
consecuencia los controles internos son tanto de carácter contable financiero como
administrativos o gerenciales.

En nuestro país se emite la Resolución 297
de 2003 de Ministerio de Finanzas y
Precios, que
pone en vigor los nuevos criterios para elaborar un Sistema de
Control Interno adaptado a nuestra realidad, con el objetivo de
fortalecer el Control Económico y Administrativo de las
entidades cubanas y donde se establece que:

El Control Interno es el proceso integrado a las
operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una
entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los
objetivos siguientes:

• a) Confiabilidad de la
  información.

• b) Eficiencia y eficacia de las
  operaciones.

• c) Cumplimiento de las leyes, reglamentos y
  políticas establecidas.

• d) Control de los recursos, de todo tipo, a
  disposición de la entidad.

El Control Interno es un instrumento eficaz para lograr
la eficiencia y eficacia en el trabajo de
las entidades. Este nuevo concepto dota al control interno de un
carácter eminentemente Administrativo a diferencia de lo
que hasta ahora se identificaba, es decir, solo
contable.

El Control Interno es la base donde descansan las
actividades y operaciones de una empresa, es
decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por
el Control Interno.

Es un instrumento de eficiencia y no un plan que
proporciona un reglamento tipo policíaco o de
carácter tiránico, el mejor Sistema de Control
Interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a
clientes y
mantiene en un nivel de alta dignidad
humana las relaciones de patrón a empleado.

Características del Control
Interno

1. El Control Interno es un proceso. Es decir los
controles internos no deben ser hechos o mecanismos aislados
decretados por la dirección, sino un sistema integrado de
materiales,
equipos, procedimientos y
personas. Estos por sí solo extienden el concepto de
Control Interno más allá de la noción
tradicional de controles financieros.

2. El Control Interno lo realizan las personas.
Ningún manual de
organización recoge todos los riesgos reales y
potenciales ni desarrolla controles para hacer frente a todos y
cada uno de ellos. En consecuencia, las personas que componen esa
organización deben tener conciencia de la necesidad de
evaluar los riesgos y aplicar controles y deben estar en
condiciones de responder adecuadamente a ello.

3. El Control Interno sólo puede aportar un grado
razonable de seguridad. Es importante conocer las limitaciones de
todo sistema operativo
de control. No se puede esperar que los controles eviten todos
los problemas y cubran todos los riesgos. Los fallos humanos, la
colusión o el hacer caso omiso de los controles son
ejemplos de limitaciones inherentes a todo proceso de
control.

4. El Control Interno está pensado para facilitar
la consecución de objetivos. Se trata de un aporte
trascendental: los controles internos no son elementos
restrictivos sino que posibilitan los procesos,
permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos
porque se refiere a riesgos a superar para
alcanzarlos.

5. Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y
fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los
colectivos laborales.

6. Puede contener procesos automatizados, mediante el
uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones.

7. Todas sus partes tienen que ser objeto de supervisión (monitoreo,
autoevaluación, certificación,
auditoría).

Para su diseño
e implantación el sistema de control interno se estructura
en cinco componentes con sus respectivas normas que
permiten evidenciar su existencia en la
organización. Los componentes del control interno
son:

• Ambiente de Control: El ambiente de control fija el
  tono de la organización al influir en la conciencia
  del personal. Este puede considerarse como la base de los
  demás componentes del Control Interno.

• Evaluación de Riesgos: El Control Interno ha
  sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que
  afectan las actividades de las entidades. A través de
  a investigación y análisis de los riesgos
  relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los
  neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema.
  Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de
  la entidad y sus componentes como manera de identificar los
  puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la
  entidad (internos y externos) como de la
  actividad.

Actividades de Control: Las actividades de control son
procedimientos que ayudan a asegurarse que las políticas
de la dirección que se llevan a cabo, y deben estar
relacionadas con los riesgos que ha determinado y asume la
dirección. Las actividades de control se ejecutan en todos
los niveles de la organización y en cada una de las etapas
de la gestión, partiendo de la elaboración de un
mapa de riesgos, conociendo los riesgos, se disponen los
controles destinados a evitarlos o minimizarlos.

Información y Comunicación: La Información
relevante debe ser captada, procesada y trasmitida de tal modo
que llegue a todos los sectores y permita asumir las
responsabilidades individuales. La
comunicación es inherente a los sistemas de
información, las personas deben conocer en tiempo, las
cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y
control. Cada función debe especificarse con claridad,
entendiendo como tal las cuestiones relativas a la
responsabilidad de los individuos dentro del Sistema de Control
Interno. La existencia de líneas abiertas de
comunicación y una clara voluntad de escuchar, por parte
de los dirigentes, resultan vitales.

Supervisión o Monitoreo: Es el proceso que
evalúa la calidad del
Control Interno en el tiempo. Es importante monitorear el Control
Interno para determinar si este está operando en la forma
esperada y si es necesario hacer modificaciones. El objetivo es
asegurar que el Control Interno funcione adecuadamente, a
través de dos modalidades de supervisión:
actividades continuas o evaluaciones puntuales.

Estas definiciones de los componentes del Control
Interno, con un enfoque estratégico, deben incluir normas
o procedimientos de carácter general para ser considerados
en el diseño de los Sistemas de
Control Interno en cada entidad, acompañados de
criterios de control y de evaluación.

Como conclusión podemos decir que la
auditoría es un Proceso sistemático y documentado
de verificación y comunicación posterior de
resultados al cliente, a
través del cual se obtienen y evalúan en forma
objetiva evidencias
para determinar si las actividades especificadas en el alcance de
la auditoria, así como los eventos,
condiciones, sistemas de gestión o información
acerca de estos temas, están conformes con la
consecución de los objetivos de la Empresa. Las
auditorías son procesos de control y autocontrol de
significativa importancia para la comparación de los
objetivos trazados y la realidad de los hechos, permitiendo a las
organizaciones detectar desviaciones y corregirlas en un plazo
establecido, dejando evidencias escritas que permitan conocer
donde estábamos y a donde es capaz de llegar la
empresa.

Bibliografía

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• Velázquez, Reynaldo.
  Diseño y aplicación de un procedimiento para
  desarrollar auditorías de gestión de recursos
  humanos / Reynaldo Velázquez. — La Habana; ISPJAE,
  1996. 97 h. Tesis (Máster en Gestión de
  Recursos Humanos). Tutor: Armando Cuestas.

Autor:

Ing. Janys Alfredo Aguilera Vega

Ing.  Janys Alfredo Aguilera Vega. Graduado de
Ingeniería
Industrial en la Universidad de
Holguín, Cuba,
año 2002. Optante del título de Master en
Gestión de los Recursos Humanos, Profesor
Auxiliar del Departamento de Transmisión en Seguridad y
Salud del
Trabajo en la
Empresa Constructora de la Industria
Eléctrica.